Hoy en día la comunicación digital se ha convertido en una parte imprescindible de nuestras vidas, no como sustitutivo del contacto personal cara a cara, sino como un complemento que nos facilita mucho nuestro día a día.
Con «esclavos de nuestros emails«, no nos referimos sólo a que estemos pendientes de las comunicaciones que recibimos por este medio, que en muchos casos supone una parte fundamental de nuestro trabajo, ya que constituye la principal fuente de comunicación con nuestros clientes. Nos referimos también a que en los correos electrónicos quedan reflejadas estas comunicaciones.
Un buen consejo que me dieron en mi primer contacto con el mundo laboral, es que es muy importante dejar constancia siempre por escrito de las conversaciones que mantenemos sobre todo con nuestros clientes o proveedores. Reconozco que al principio no le di la importancia que merecía a este tema, ya que en muchos casos recopilar en un correo electrónico la información facilitada por teléfono, o expuesta en una reunión, suponía una inversión de tiempo considerable. Pero no tardé mucho en descubrir las ventajas de este sistema.
Podrás pensar: «yo tengo muy buena memoria, no me hace falta escribirlo todo». Pero, ¿qué pasaría si tu cliente no tuviese tan «buena memoria» como tú?. Lamento decirte que si se diese este caso, tendrías dos opciones:
- Entrar en una absurda discusión de «yo te dije», «tú entendiste mal»…. que no lleva a ningún sitio más que a enfadarte, pasar un mal rato o incluso perder el cliente, o:
- Recuperar el correo en el que dejabas constancia de lo acordado, y poder mostrárselo a tu cliente para «ayudarle a hacer memoria», y ayudarte a ti también a recordar si realmente lo que crees es lo acordado.
¿Qué opción te gusta más?
Personalmente, prefiero la segunda: me resulta más rápido, cómodo y mentalmente menos perturbador.
Otra de las grandes ventajas de este sistema es que si hablas con muchos clientes a lo largo del día, y tienes tus cuentas de correo bien organizadas (algo muy importante y que será el tema de otro post), fácilmente podrás recuperar el hilo de la conversación con cada uno para atender su petición de una forma más eficiente. Mucho más fácil y rápido que hacer memoria del contenido de vuestra última conversación, que pudo ser ayer, la semana pasada o hace meses…
Es muy probable que os encontréis con resistencias a la hora de querer aprovechar las potencialidades que ofrece este sistema. Para algunos las excusas son su mejor argumento y os podrán decir :»yo prefiero hablarlo por teléfono, es más rápido», o «los jóvenes habéis nacido con las nuevas tecnologías, pero yo no me fío…». En el reto de convencerlos de lo contrario, encontraréis una motivación adicional para demostrarles los beneficios.
No considero que sea un tema de edad: en mi caso «no he nacido con las nuevas tecnologías», tuve mi primer móvil y mi primer ordenador con 18 años y poco a poco descubrí las ventajas que me ofrecían los medios digitales, siendo hoy en día una parte fundamental de mi día a día. ¿Podría vivir sin ellos? Sí, perfectamente, pero me hacen la vida mucho más fácil, así que ¿por qué no aprovechar las ventajas que me ofrecen?
Tanto si eres emprendedor como si trabajas para otra empresa, estamos seguros de que una óptima utilización del correo electrónico os hará la vida más fácil. Si necesitáis ayuda para aprovechar sus potencialidades o superar las resistencias de vuestros clientes a utilizarlo, podéis contar con nosotros: desde La Escuela de Emprendedores estaremos encantados de ayudaros en este nuevo reto.
Y tú, ¿eres esclavo del correo electrónico?